Les vingt cinq points de contrôle du coût de vos tournées

Vous repartez avec la grille exacte qui transforme une journée de tournée observée en un coût de revient par acte, par clerc et par donneur d’ordre.

1. Poser les quatre postes de coût

• Calculer le coût horaire chargé d’un clerc significateur à partir d’une fiche de paie réelle
• Décider quelle part des frais d’office se répartit sur une heure de clerc, puis figer la règle
• Établir le coût complet du kilomètre, carburant, usure, assurance et stationnement compris
• Séparer le temps de conduite, le temps de remise et le temps de rédaction des mentions
• Relever le nombre d’actes réellement délivrés, jamais le nombre d’actes reçus du donneur d’ordre

2. Contrôler le stock d’actes et les adresses

• Vérifier que chaque acte porte son type, son donneur d’ordre et sa date limite avant le départ
• Géocoder toutes les adresses et isoler celles que la Base Adresse Nationale ne reconnaît pas
• Repérer les doublons d’immeuble et les bâtiments sans numéro avant qu’un clerc ne les découvre
• Regrouper les actes du même immeuble et du même employeur en un seul déplacement
• Noter les codes d’accès, interphones et horaires de gardien pour chaque résidence fermée

3. Construire la tournée du matin

• Écarter du jour tout acte non délivrable entre six heures et vingt et une heures
• Retirer les dimanches et jours fériés du calendrier de planification, sans exception implicite
• Placer en tête de tournée les actes qui entrent dans les quinze jours avant échéance
• Sortir du calcul de secteur les actes à moins de sept jours et les donner au clerc le plus proche
• Comparer la charge du clerc le plus chargé et du moins chargé avant de valider la répartition

4. Tenir la preuve de chaque tentative

• Horodater la tentative sur place, à la seconde, plutôt que de la reconstituer le soir
• Relever la position et la nature de l’accès, hall ouvert, interphone, zone d’activité
• Photographier la batterie de boîtes aux lettres quand le nom du destinataire y figure
• Qualifier immédiatement le résultat, remise à personne, avis de passage, recherches infructueuses
• Replanifier tout acte non remis à une plage horaire franchement différente de la première tentative

5. Lire les chiffres et arbitrer

• Sortir le coût de revient par acte, par clerc et par donneur d’ordre sur quatre semaines pleines
• Classer les dossiers déficitaires et identifier celui qui coûte le plus par acte délivré
• Comparer le taux de remise à personne avant et après déplacement du second passage
• Chiffrer en euros les actes reportés au lendemain et le risque d’échéance qui en découle
• Préparer la demande au donneur d’ordre en kilomètres et en heures, jamais en revalorisation